決定更換電郵託管商後，先別急著改 DNS。為了確保業務通訊不中斷，你在動手之前必須先做好這五項功課，這能幫你省去日後很多不必要的麻煩。
1. 數據遷移方案：IMAP 還是手動備份？
你過去幾年的重要商業往來郵件要如何搬家？
- IMAP 遷移：這是最專業的做法，能將舊伺服器上的所有資料夾直接同步到新伺服器。
- 手動備份：如果郵件量不大，也可以透過 Outlook 匯出 PST 檔案。
一定要先確定新託管商是否提供遷移工具或代辦服務。
2. 儲存空間的規劃
很多老闆在轉換時只看帳號數量，卻忘了看單一帳號的空間上限。如果你的員工習慣把電郵當成雲端硬碟用，空間不足會導致新郵件被退回。請務必檢視目前的用量，選擇具備擴展性的方案。
3. DNS 設定的掌握權
轉換電郵最關鍵的一步是修改 MX 記錄（Mail Exchanger Record）。你必須確保自己擁有域名管理權限（如 Cloudflare, Godaddy 或 HKDNR 的帳號密碼）。如果你不知道域名是誰管理的，必須在遷移前先找出來。
4. 終端裝置的重新設定
MX 記錄更改後，雖然電郵地址不變，但伺服器位址變了。這意味著所有員工的手機、平板和電腦上的 Outlook/Mail App 都需要重新設定密碼和伺服器資訊。請預先準備一份簡單的操作手冊給員工。
5. 轉換時機的選擇
DNS 更改後，全球同步需要幾小時到 48 小時。最理想的轉換時機是星期五晚上或週末。這樣可以避開業務高峰期，即便有短暫的不穩定，對生意的影響也最小。
總結
電郵遷移不是按一個鍵就能完成的事，它需要細緻的準備。做好這五點考慮，你的電郵系統就能在不知不覺中完成升級。
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